PersonalManagement-Tools - Nicht mehr wegzudenkende Helfer und doch entscheidende Qualitätsbremser

Carsten Held • 19. Februar 2025

Nicht mehr wegzudenkende Helfer und doch entscheidende Qualitätsbremser 

Software ist ein wertvolles Werkzeug, um HR-Aufgaben wie Datenmanagement, Automatisierung von Prozessen und Analysen zu erleichtern. Sie kann Zeit sparen und die Effizienz steigern, ersetzt aber keine menschliche Intelligenz, Empathie und Kreativität. Doch nicht wenige HR-Experten erachten umfassende Personalmanagement-Tools als sehr komplexe und mangelhaft flexible All-in-one Lösung, mit viel Einarbeitungsbedarf und wichtigen Funktionen, welche teilweise tief in Menüs verborgen, quasi „versteckt“ sind. Oft sind bestimmte Daten unterschiedlicher Module nur schwer kombinierbar oder visualisierbar. Individualisierte Anforderungen und Anpassungen sind begrenzt, und tiefergehende Modifikationen erfordern oft Workarounds oder externe Tools.

Entmenschlichung
Der Fokus auf Automatisierung führt dazu, dass der menschliche Aspekt des Personalmanagements verloren geht:
  • Die individuelle Betreuung von Mitarbeitern kann darunter leiden, den Fokus zu sehr auf Prozesse und Systeme bzw. Software-Applikationen  zu richten.
  • Die Gutgläubigkeit gegenüber dem System verrenkt den Blick auf Mitarbeiter- oder Bewerber-Potenziale enorm(st): Rein statistisch betrachtet wird das System oder ein Modul somit keinem einzigen Mitarbeiter so wirklich vollumfänglich gerecht und zusätzlich führt es an beiden Rändern der Verteilung zu Fehleinschätzungen bzw. unbrauchbaren Empfehlungen.
  • Bei in der Breite bekannten Schwächen wird seitens der Mitarbeiter einerseits Missmut zum ständigen Alltagsbegleiter. Andererseits findet man sich aufgrund eigener Bequemlichkeiten damit ab und verharrt lieber mit diesen Schwächen in einer fortwährenden Opferrolle.
  • Die Qualität der Auswertungen und Analysen hängt stark von der Richtigkeit der eingegebenen Daten ab. Diese Eingabe und Qualitätssicherung muss allerdings oft manuell erfolgen und spätestens bei erkannten Qualitätsproblemen wird dann der Aufwand gescheut und lieber im schlechten Alltagstrott verharrt – zum Leidwesen von Mitarbeitern und Bewerbern.
  • Viele HR-Entscheidungen sind komplex und erfordern Kontextverständnis, etwa bei der Auswahl von Kandidaten, der Planung von Restrukturierungen oder der Beurteilung von Leistung.
  • Software hat zudem Schwierigkeiten, kulturelle Eigenheiten von Personen oder des Unternehmens adäquat zu berücksichtigen. Dies hat vor allem strategisch wichtige Implikationen, wenn es um die Verbesserung oder schlicht den Ausbau von Unternehmenskultur geht.
  • Selbst die besten KI-Systeme können falsche Entscheidungen treffen, insbesondere wenn die zugrunde liegenden Daten fehlerhaft oder unvollständig sind. Der sogenannte „Bias“ in Algorithmen führt auch weiterhin zur unbewussten Verstärkung von Vorurteilen (z. B. von Geschlecht, Alter oder Herkunft).
Wenn wir Empathie, emotionaler Intelligenz, Motivation oder auch Inspiration unbedingt einer Unternehmens-Abteilung zuordnen müssten, wäre es dann nicht die Personalabteilung bzw. das HR-Management? Wenn wir diese Frage bejahen können und uns ein sofortiges „Aber“ kurz verkneifen, begegnen jeder HR-Abteilung mit umfassendem Einsatz von HR-Software sofort genügend Schwachstellen.

Es hängt also, einmal mehr, davon ab, Technik aufgaben-bezogen einzusetzen und nicht blind der gesamten Software-Lösung und der gesamten Prozesskette zu vertrauen, sich dieser aus falscher Bequemlichkeit oder unter dem Deckmantel von Personal- sowie Zeiteffizienzen hinzugeben: Während Module wie Compensation, Performance & Goals oder Workforce Analytics aufgrund des schwächer ausgeprägten menschlichen Faktors sehr gute Dienste verrichten, hinken Module im Zusammenhang mit Onboarding, Recruiting und Selection weiterhin teilweise weit hinter gehobenen Qualitätsstandards und Anforderungen her. Dies schlichtweg deshalb, weil es im Unternehmen nun einmal menschelt und Software an dieser Stelle maximal unbrauchbar ist.

Im Ergebnis soll hier für einen differenzierten Umgang und Perspektiven-Wechsel geworben werden: Wenn der Mensch im Mittelpunkt steht – und nicht wenige HR-Experten werben mit diesem Credo, dann kann Software nur äußerst bedingt das beste Mittel der Wahl sein. Obgleich Recruiting und Selection absolute Standardvorgänge im HR-Alltag darstellen, so sind es doch keineswegs standardisierte Aufgaben und somit entziehen sich diese Aufgaben auch dem umfänglichen Übertragen an eine Software. Diese mag hohen Effizienzkriterien genügen, aber macht sie die HR-Arbeit auch wirklich effektiver?

Also, wer unter den HR-Schaffenden wird sich künftig wieder ein bisschen mehr dem menschlichen Gegenüber widmen, obgleich auch Software zur Verfügung steht? Und welche HR-Abteilung getraut sich, einzelne Kettenglieder festgefahrener, automatisierter HR-Prozesse aufzubrechen?


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